Samhället blir allt mer digitaliserat och stora mängder dokument lagras idag i det så kallade molnet snarare än i pärmar och plastfickor. Det är inte bara bättre för miljön, utan skapar också mer ordning och reda och är ett betydligt säkrare alternativ för dokumenthantering. Dokument, oavsett om de är elektroniska eller i pappersformat, är en viktig del inom de flesta typer av företag.
Därför börjar allt fler kontor anlita företag som erbjuder smarta dokumenthanteringssystem för att få hjälp att digitalt lagra alltifrån fysiskt post, inköps- och kundavtal och HR-dokument till fraktsedlar/handlingar, fakturor och olika typer av korrespondens. Med ett system kan alla dokument samlas på en och samma plats så att du och dina kollegor enkelt och snabbt kan hitta det dokument ni letar efter. Samtidigt utsätts de heller inte för samma slitage eller skaderisk som dokument i lagrade fysisk form. För att ge dig en närmare inblick i hur din verksamhet kan påverkas positivt av ett digitalt arkiv kommer här några av de främsta fördelarna:
Spara utrymme och skapa större ordning
Genom att kontakta ett företag som kan hjälpa er att ta fram ett dokumenthanteringssystem kan ni minska behovet av arkivskåp, lådor och pärmar och därmed spara viktigt utrymme. Dessutom kommer det vara lättare att hitta de dokument du är ute efter när de finns lagrade i ett digitalt arkiv. Du behöver heller inte lägga tid på att själv skanna in och sortera alla de dokument som finns inom verksamheten, utan detta kommer det anlitade företaget att kunna hjälpa er med. Dokumenten kommer då även att kopplas till olika sökbegrepp vilket gör att de kommer kunna hittas snabbt och enkelt.
Det är ett bra alternativ för miljön
Digital arkivering bidrar till att mindre papper behöver skrivas ut eftersom dokumenten då kommer finnas tillgängliga för de berörda personerna i systemet. Med dokument i pappersformat är det enkelt att de försvinner, skadas eller tappas bort bland alla pärmar och arkivskåp, vilket gör att många hellre skriver ut ett nytt papper i stället för att lägga tid på att leta. Det är viktigt att alla tar sitt ansvar när det kommer till miljön, företag som privatperson, och digital arkivering är en viktig del för att bidra till en positiv utveckling.
Förbättrad säkerhet
Dokumentsäkerhet är avgörande för många företag. Med smart hantering av dokument får ditt företag bättre kontroll över känsliga och sekretessbelagda dokument då åtkomsten till de olika dokumenten ofta går att styra mellan olika avdelningar eller personer. Säkerheten är också högre när det kommer till slitage och skador som kan orsakas av brand, inbrott eller läckage.
Låter detta som något som skulle kunna förbättra säkerheten och effektiviteten på ditt företag? Ta då hjälp av ett välrenommerat företag som sysslar med digitala arkiv och märk snart av fördelarna med en betydligt enklare och mer lättöverskådlig dokumenthantering!
