Varje projekt behöver en projektledare, men behöver varje projekt programvara för projektstyrning? Nedan beskriver vi anledningarna till varför du kanske eller kanske inte behöver använda programvara för projektledning i din strategi.
När du bör ha ett verktyg för project management
Ibland har man helt enkelt alla pusselbitarna på plats. Du har en välutvecklad strategi och du är på väg att gå vidare med ett projekt. Nu behöver du bara ett verktyg för att hjälpa dig effektivisera din projektledningsprocess och reda ut organisatoriska problem och utmaningar.
Här är fyra skäl till varför det är meningsfullt att använda programvara för projektstyrning.
- Förbättrar projektkommunikation: Om ditt team kämpar med att kommunicera effektivt gällande om uppgiftsbehov, slutförandetider och fallgropar, kan projektledningsprogramvara (särskilt samarbetsfokuserad programvara) hjälpa dig att organisera och förbättra ditt teams kommunikation.
- Att sammanföra flera team: Även om det är möjligt att hantera flera team utan ett dedikerat project management verktyg, är det mycket lättare att förstå allt kaos om du har ett.
- Hantera projektbudgetar: Alla projekt har inte ett budgetbehov, men om de har det är det bäst att ta itu med dem på samma plats som du skapar resten av dina projektrapporter. Projektledningsprogramvara hjälper dig att hålla budgetar nära till hands tillsammans med resten av dina resurser och data.
- Kräv specifik projektdata: När det kommer till stora och dyra projekt kan du inte lämna något till kvalificerade gissningar. Projektledningsprogram är perfekt för ditt team när allt ska dokumenteras och redovisas.
När du inte behöver ett project management verktyg
Ibland är projektledningsprogramvara precis vad du behöver och andra gånger är det bara ytterligare en onödig utgift. Här är fyra anledningar till varför projekthanteringsprogram kanske inte är den lösning du behöver just nu, men kanske i framtiden:
- Du saknar en strategi: Om ditt team saknar en välutvecklade och konkret strategi kan inget projektledningverktyg rädda er. Istället kommer det nya verktyg bara att fungera som en kanal för dig att lagra din oorganiserade röra, vilket inte hjälper någon.
- Du är ett enmansteam: Om du kör solo på ett projekt skadar inte programvaran, men den kommer inte heller nödvändigtvis att hjälpa dig heller. Detta gäller särskilt om du är begränsad till en mindre budget. Välj enklare verktyg som mobila att göra-listor, kalendrar och påminnelser.
- Du har ett snävt schema: Låt oss vara ärliga, det tar tid att lära sig ny ett nytt project management verktyg och lära teamet använda det. Om du har ett snävt schema och du inte redan använder ett projekthanteringsverktyg är det förmodligen bäst att vänta tills det har lugnat ned sig.
- Du har en snäv budget: Låt mig förtydliga detta: Du bör förmedla en betald projektledningsprogramvara om du har en snäv budget. Det finns gratis projektledningsverktyg där ute och du behöver inte alltid betala för en dyr plattform.
